KİŞİSEL VERİ GİZLİLİK, SAKLAMA VE  İMHA   POLİTİKASI

 

1. BÖLÜM WEB SİTESİ GİZLİLİK SÖZLEŞMESİ 


Bu web sitesini ziyaret etmeniz ve bu site vasıtasıyla sunduğumuz hizmetlerden yararlanmanız sırasında, size ve talep ettiğiniz hizmetlere ilişkin olarak elde ettiğimiz bilgilerin ne şekilde kullanılacağı ve korunacağı, işbu "Gizlilik Politikası"nda belirtilen şartlara tabidir. Bu web sitesini ziyaret etmekle ve bu site vasıtasıyla sunduğumuz hizmetlerden yararlanmayı talep etmekle işbu "Gizlilik Politikası"nda belirtilen şartları kabul etmektesiniz.

2. BÖLÜM: SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI'NIN NİTELİĞİ VE AMACI

2.1. GİRİŞ

İşbu imha politikası ÖRNEK OTOMOTİV SAN. TİC. LTD. ŞTİ. kısaca (“ÖRNEK OTO”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz  kişisel verilerin çalışanların, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, hizmet alan ve hizmet sağlayıcılar  ile ilişkide bulunulan 3. Kişilerin, tüzel kişi çalışanlarına ait  kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak islenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelikli ilke  olarak belirlemiştir. 

Bu kapsamda, çalışanlarımızın, şirket  çalışanları, çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, hizmet alan ve hizmet sağlayıcılar  ile ilişkide bulunulan 3. Kişilerin, tüzel kişi çalışanlarına  ve herhangi bir nedenle AR-TEKS nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.

2.2. KISALTMALAR VE TANIMLAR

Doğrudan tanımlayıcılar

:

Tek başlarına, ilişki içinde oldukları kişiyi doğrudan açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları,

Açık Rıza

 

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür irade ile açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme

 

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek hale gelmesi.

Hizmet Sağlayıcı

 

Örnek Oto ile bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri

 

 Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. 

 

Kişisel Verilerin İşlenmesi

 

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

 

Özel Nitelikli Kişisel Veri

 

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

 

Kişisel Veri

 

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgi. 

Dolaylı tanımlayıcılar

:

Diğer tanımlayıcılar ile bir araya gelerek ilişki içinde oldukları kişiyi açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları,

İlgili kişi

:

Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

İmha

:

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

Periyodik İmha 

 

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

 

Veri İşleyen 

 

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek  veya tüzel kişi.

Veri Sorumlusu

 

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

 

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

 

Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi. 

 

VERBİS

 

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi.

Kanun

:

07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,

Yönetmelik

:

28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğini

Kurul

:

Kişisel Verileri Koruma Kurulunu

Kayıt ortamı

:

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası

:

www.ornekoto.com.tr ” adresinden ulaşılabilecek, ÖRNEK OTO elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı,

Veri kayıt sistemi

:

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

ifade eder.

3. BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ

3.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR

ÖRNEK OTO nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.

Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda da tutulabilir. ÖRNEK OTO   her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak işlemek ve korumaktadır.

a) Matbu ortamlar

:

Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.

b) Yerel dijital ortamlar

:

ÖRNEK OTO  bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır.

c) Bulut ortamlar

:

ÖRNEK OTO  bünyesinde yer almamakla birlikte, ÖRNEK OTO’un kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır. 

 

3.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

ÖRNEK OTO, Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket  tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

 

İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.

3.2.1. Teknik Tedbirler

ÖRNEK OTO, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:

  • Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.
  • Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.
  • Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.
  • Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.
  • ÖRNEK OTO,  bünyesinde kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik destek hizmeti almaktadır.

3.2.2. İdari Tedbirler

ÖRNEK OTO, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:

  • Kişisel verilere erişimi olan tüm ÖRNEK OTO çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için  farkındalık eğitimleri  yapılmaktadır.
  • Şirket tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
  • Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır. 
  • Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir. 
  • Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır. 
  • Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
  • Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.

3.2.3. Şirket İçi Denetim

ÖRNEK OTO, Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır.

Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilirmektedir.

Denetim sırasında ya da sair bir şekilde ÖRNEK OTO sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, ÖRNEK OTO  bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.

3.2.4 Doğruluk Ve Veri Güncelliği


ÖRNEK OTO bünyesinde bulunan veriler, kural olarak ilgili kişilerin beyanı üzerine beyan ettiği şekilde işlenir. ÖRNEK OTO, müşteriler ya da ÖRNEK OTO  ile temas kuran kişilerin beyan ettiği verilerin doğruluğunu araştırmak zorunda olmadığı gibi bu hukuken ve çalışma ilkelerimiz nedeniyle de yapılmaz. Beyan edilen veriler, doğru kabul edilir. Kişisel verilerin doğruluğu ve güncelliği ilkesi ÖRNEK OTO tarafından da benimsenmiştir. Şirketimizin kendisine ulaşan resmî belgelerden veya ilgilisinin talebi üzerine işlemiş olduğu kişisel verileri günceller. Bunun için gerekli önlemleri alır.

4. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

4.1. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ

4.1.1. Saklama Nedenleri

ÖRNEK OTO  tarafından, çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, hizmet alan ve hizmet sağlayıcılar  ile ilişkide bulunulan 3. Kişilerin, tüzel kişi çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız (ilgili politikaya “www.ornekoto.com.tr” adresinden ulaşabilirsiniz) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır. 

 

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. 

 

Buna göre, Kurumumuz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır. 

 

4.1.2 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

 

Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler; 

 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 

 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 

 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,   

  5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

  5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,  

 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 

 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu, 

  4857 sayılı İş Kanunu,  

  2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu 

 İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,  

 Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama 

süreleri kadar saklanmaktadır.

 

4.1.3 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

 

Kurum, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.  İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek. 

 

 Kurumsal iletişimi sağlamak. 

  Şirket güvenliğini sağlamak, 

 İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek. 

   VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek. 

 Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak. 

 Kurum ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak. 

  Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek. 

 İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü

 

4.1.4. Azami Tasarruf İlkesi/Cimrilik İlkesi


Azami tasarruf ilkesi ya da cimrilik ilkesi adı verilen bu ilkemize göre Örnek Oto’ya  ulaşan veriler, ancak gerekli olduğu kadar sisteme işlenir. Bu nedenle hangi verileri toplayacağımız amaca göre belirlenir. Gerekli olmayan veriler toplanmaz. Şirketimize intikal eden diğer veriler de aynı şekilde şirket bilişim sistemlerine aktarılır. Fazlalık bilgiler, sisteme kaydedilmez, silinir ya da anonim hale getirilir. Bu veriler, istatistiki amaçlarla kullanılabilir.  

 

4.1.5. İmhayı Gerektiren Sebepler

ÖRNEK OTO  bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

  1. 1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi. İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası. 
  2. 2. İşlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,
  3. 3. Kişisel verilerin sadece açık rıza şartına gerçekleştiği hallerde ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
  4. 4. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verilerin işlenmesini gerektirecek bir haklı sebebin bulunmaması. 
  5. 5. Kanunun 11. Maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi, 

Durumlarında Kanun tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da resen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. 

4.2. İMHA YÖNTEMLERİ

ÖRNEK OTO, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.

ÖRNEK OTO   tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

4.2.1. Silme Yöntem​leri

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

Karartma

:

Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.

Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

Yazılımdan güvenli olarak silme

:

Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

4.2.2 Yok Etme Yöntemleri

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Fiziksel yok etme

:

Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir.

Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Fiziksel yok etme

:

Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.

De-manyetize etme (degauss)

:

Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.

Üzerine yazma

:

Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir.

Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Yazılımdan güvenli olarak silme

:

Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

4.2.3. Anonimleştirme Yöntemleri

Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.

Değişkenleri çıkarma

:

İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının çıkarılmasıdır.

Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir.

Bölgesel gizleme

:

Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.

Genelleştirme

:

Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.

Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama

:

Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir.

Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir.

Mikro birleştirilme

:

Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.

Veri karma ve bozma

:

Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.

 

4.3. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

4.3.1. Saklama Süreleri

VERİ SAHİBİ

VERİ KATEGORİSİ

VERİ SAKLAMA SÜRESİ

VERİ İMHA SÜRESİ

Çalışan

İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri

Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir.

Saklama süresini bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde.

Çalışan

İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri dışında kalan özlük verileri

Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir.

Saklama süresini bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Çalışan

İşyeri Kişisel Sağlık Dosyası İçeriğindeki Veriler

Hizmet akdinin devamında ve sona ermesinden  itibaren 15(on beş yıl) müddetle muhafaza edilir.

Saklama süresini bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman

İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman ile ÖRNEK OTO  arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman çalışanı verileri

İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışmanın, ÖRNEK OTO’yla olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.

Saklama süresini bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Ziyaretçi

ÖRNEK OTO'a ait fiziki mekana girişte alınan Ziyaretçiye ait ad, soyad, T.C.K.N., araç plakası ile  telefon aramalarında alınan ses kayıtları

2 yıl süre ile saklanır.

Saklama süresini bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

İnternet Sitesi Ziyaretçisi

İnternet Sitesi Ziyaretçisine ait ad, soyad, e-posta adresi, gezinme hareketleri bilgileri

2 yıl süre ile saklanır.

Saklama süresini bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Çalışan Adayı

Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan bilgiler

En fazla 2 yıl olmak üzere özgeçmişin güncelliğini kaybedeceği süre kadar saklanır.

Saklama süresini bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Stajyer(öğrenci)

Stajyere ait staj dosyasında yer alan bilgiler

Staj ilişkisinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir.

Saklama süresini bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Müşteri

Müşteri'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., iletişim bilgileri, ödeme bilgileri ve yöntemleri, gezinme hareketleri bilgileri,  telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ürün/hizmet tercihleri, işlem geçmişi, özel gün bilgileri

Müşteri'nin, satın almış olduğu her bir ürün/hizmetin sunulmasından itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.

Saklama süresini bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Müşteri

Kamera görüntüleri,    

1 ay süre ile saklanır.

Saklama süresini bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Potansiyel Müşteri

Potansiyel Müşteri ile ÖRNEK OTO  arasındaki ticari ilişki kurulmasına dair sözleşme görüşmeleri sırasında alınan kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları

2 yıl süre ile saklanır.

Saklama süresini bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

ÖRNEK OTO’nun İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar  (Tedarikçi, Fason Üretici, Bayi/Franchise

ÖRNEK OTO’nun İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar ile AR-TEKS arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ÖRNEK OTO’un İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firma çalışanı verileri

ÖRNEK OTO’un İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmaların, ÖRNEK OTO'yla olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.

Saklama süresini bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde 

*         

 Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.

4.3.2.   İmha Süreleri

ÖRNEK OTO, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden ÖRNEK OTO’a başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

  1. 1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; ÖRNEK OTO, talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir.   ÖRNEK OTO’un   talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. ÖRNEK OTO, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
     
  2. 2. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep ÖRNEK OTO tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

4.4. PERİYODİK İMHA

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; ÖRNEK OTO  işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden 6 aylık aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Periyodik imha süreçleri  yılda iki  kez haziran ve aralıkta olmak üzere   her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.

4.5. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ

ÖRNEK OTO, gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.

ÖRNEK OTO, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.

4.5.1. Teknik Tedbirler

  • ÖRNEK OTO, işbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.
  • ÖRNEK OTO, imha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.
  • ÖRNEK OTO, imha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.
  • ÖRNEK OTO, imha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiğinde başta hukukçu desteği olmak üzere   yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.

4.5.2. İdari Tedbirler

  • ÖRNEK OTO, imha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar ve eğitimler yapar.
  • ÖRNEK OTO, bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
  • ÖRNEK OTO, teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.
  • ÖRNEK OTO, imha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler, gereken aksiyonları alır.
  • ÖRNEK OTO, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklar.

5. BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM

ÖRNEK OTO, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.

 

6. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI 

 

Politika, Şirketin  internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları, Veri Sorumlusu  tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile  Kurul denetimine sunulmak üzere   Veri Sorumlusu tarafından saklanır.